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E-Government: Die Verwaltung der Zukunft

1&1 De-MailNach Informationen suchen, Bücher ausleihen, die Steuererklärung einreichen – all das geht mittlerweile online. Aus dem Alltag ist das Internet daher kaum noch wegzudenken. Auch eine Studie der EU-Kommission bestätigt die immer größer werdende Bedeutung des Internets.  Doch in einigen Bereichen des öffentlichen Lebens hinkt die Online-Kommunikation mit Behörden noch deutlich hinterher. Das E-Government-Gesetz, das der Bundestag am 18. April 2013 beschlossen hat, soll in Zukunft Abhilfe schaffen.  Ziel des „Gesetzes zur Förderung der öffentlichen Verwaltung“ – so der offizielle Name – ist die Erleichterung der digitalen Kommunikation mit Behörden und Ämtern. Außerdem sollen Informationen und Dienstleistungen für Bürger weitgehend online verfügbar werden.

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Kategorie: Netzkultur
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E-Government: Elektronischer Personalausweis und De-Mail als Vorreiter (Teil 2)

Erfahrungen aus dem E-Commerce fließen ein

Ein weiteres Anwendungsgebiet sind Lösungen aus dem Bereich (E-Commerce). Wenn die öffentliche Hand Güter beschaffen muss oder Aufträge ausschreibt, kann dies künftig auf elektronischen Marktplätzen geschehen. Dabei spielen auch die verschiedenen Zahlungssysteme eine Rolle, die es ermöglichen, für Verwaltungsdienstleistungen elektronisch zu bezahlen oder finanzielle Leistungen elektronisch auszuzahlen.

Ein weiterer Bestandteil von E-Government ist es auch, amtliche Bescheide zuzustellen (E-Service). Dazu zählen auch die automatisierte Erstellung von Verwaltungsbescheiden, Zulassungen und Genehmigungen sowie deren Versendung (E-Service Delivery). Dabei ist es notwendig, die Geschäftsprozesse innerhalb wie außerhalb der Verwaltungseinheit miteinander zu verknüpfen. Das Ergebnis ist ein E-Workflow, der sich auf Dokumenten-Management-Systeme sowie Systeme zur Registrierung und Archivierung stützt. Der Vorteil: Abläufe werden auf diese Weise systematisiert und dadurch erleichtert.

Schafft die elektronische Verwaltung mehr Transparenz und Bürgernähe?

E-Government eröffnet jedoch nicht nur dem Staat die Möglichkeit, effektiver zu arbeiten. Durch Interaktion mit dem Bürger soll die elektronische Verwaltung für mehr Transparenz und Bürgernähe sorgen (E-Democracy). Dies gilt besonders wenn moderne Informations- und Kommunikationstechniken für Bürgerinitiativen, Volksabstimmungen und Wahlen zum Einsatz kommen. Entscheidend für den Erfolg von E-Government-Projekten wird sein, ob sie einen spürbaren Mehrwert für den Bürger und den Verwaltungsangestellten bringen.

Wie kann E-Government erfolgreich sein?

Nur wenn durch die elektronisch angebotenen Verwaltungsdienstleistungen für die Anwender ein zusätzlicher Nutzen geschaffen wird, können sich die neuen Prozesse gegenüber traditionellen Arbeitsweisen und -strukturen durchsetzen. Das setzt aber auch voraus, dass Institutionen der öffentlichen Verwaltung einen tiefgreifenden Reformprozess durchlaufen. Dazu muss das Verhältnis zwischen Politik und Verwaltung neu definiert, die Partizipationsmöglichkeiten von Bürgern erhöht und ein wettbewerbsähnliches Umfeld hergestellt werden – wie es aus der privaten Wirtschaft bekannt ist. Dort werden Geschäftsprozesse ständig optimiert und den neuen Erfordernissen angepasst, um maximale Flexibilität und Kundennutzen – aber auch eine Kostenreduktion – zu erzielen. Die Qualität der Dienstleistungen oder Produkte zu verbessern und die Leistungsfähigkeit der Ämter und Behörden zu erhöhen, ist durch ein auf diesen Grundlagen basierendes Management der Verwaltungsprozesse im Rahmen des E-Governments möglich.

Was ist bei der Einführung zu beachten?

Wer die öffentliche Verwaltung elektronisch reformieren will, muss nicht nur die Benutzeranforderungen detailliert analysieren, sondern dabei auch Gesetze, Erlasse und Richtlinien beachten. Weiche Faktoren wie die bisherige Arbeitsweise von Mitarbeitern und tradierte Arbeitsabläufe spielen ebenfalls eine Rolle. Diese Rahmenbedingungen sollten schon bei der Planung der Reorganisationsmaßnahmen berücksichtigt werden. Wie immer die Lösungen im Einzelnen auch gestaltet werden, für öffentliche Verwaltungen besteht durch E-Government eine reelle Chance, ihre internen Abläufe und ihre Serviceleistungen zu verbessern und den Bürger mehr als bisher als Kunden zu betrachten.

 

 

Foto: momius, Fotolia.com

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Kategorie: E-Business
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E-Government: Elektronischer Personalausweis und De-Mail als Vorreiter (Teil 1)

Klagen über die geringe Effizienz der öffentlichen Verwaltung sind nicht neu: zu hohe Kosten, zu lange Bearbeitungszeiten und zu wenig Flexibilität. Von Ergebnisorientierung oder gar Transparenz in Ämtern und bei Behörden könne keine Rede sein, meinen die Kritiker.

Mit dem Einzug der elektronischen Verwaltung – auch E-Government genannt – setzt der Staat auf mehr Dienstleistungsorientierung und Bürgerbeteiligung. Außerdem sollen Behörden produktiver werden und wirtschaftlicher arbeiten.

Laut einer Studie der EU-Kommission durchdringt die digitale Welt schon viele Lebensbereiche in Europa: Fast jeder zweite EU-Bürger sucht online nach einem neuen Arbeitsplatz, recherchiert im Online-Katalog einer öffentlichen Bibliothek oder gibt die eigene Steuererklärung elektronisch ab. Nicht mehr Schlange stehen im Amt, sondern Behördengänge digital erledigen – etwa einen neuen Pass beantragen: das wollen viele Menschen in Europa. Natürlich auch in Deutschland.

Welches Ziel verfolgt das „E-Government-Gesetz“?

Daher hat der Bundestag am 18. April 2013 das „E-Government-Gesetz“ beschlossen. Rund sechs Wochen später hat der Bundesrat dem zugestimmt. Mit dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung – wie es offiziell heißt – soll die digitale Kommunikation mit Ämtern und Behörden erleichtert werden. Bund, Länder und Kommunen können damit einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere Verwaltungsdienste anbieten. Dabei spielen sowohl De-Mail als auch der neue Personalausweis eine entscheidende Rolle, da sie einen elektronischen Ersatz der Schriftform bedeuten.

Schon am 1. November 2010 hat der neue Personalausweis im Scheckkartenformat den bisherigen abgelöst. Nicht nur das Format ist anders, das neue Dokument bietet zudem neue Funktionen wie etwa den elektronischen Identitätsnachweis und optional die Unterschriftsfunktion. Damit kann der Bürger den Ausweis erstmals auch online einsetzen. Und zwar überall dort, wo Dienstleister schnell und zuverlässig personenbezogene Daten benötigen. Dadurch sollen Kosten gesenkt und Bürokratie abgebaut werden. Letztlich erhofft sich die öffentliche Hand, dass der neue Personalausweis die Servicequalität fördern wird.

Mit De-Mail steht der Verwaltung zusätzlich ein Medium zur Verfügung, über das sicher und nachweisbar elektronische Nachrichten versendet werden können. Das De-Mail-Gesetz regelt die Mindestanforderungen an einen sicheren digitalen Nachrichten-Austausch. Außerdem sorgt es für ein geregeltes Verfahren, wie diese Anforderungen – die in gleicher Weise für alle De-Mail-Anbieter gelten – wirksam überprüft werden.

Was ist E-Government?

E-Government umfasst die Abwicklung aller Prozesse der öffentlichen Verwaltung über elektronische Medien – unterstützt durch moderne Informations- und Kommunikationstechniken.

Worum geht es beim Thema E-Government?

Hinter dem Begriff E-Government steckt mehr, als bloß EDV-Programme für die öffentliche Verwaltung zu verwenden. E-Government umfasst unter anderem Informationsdienste wie Bürgerinformationssysteme, Informationssysteme zur Förderung des Tourismus, Auskunftssysteme zur Wirtschaftsförderung, Fachinformationssysteme innerhalb der Verwaltung und sonstige Wissensdatenbanken. Interaktion wird dabei großgeschrieben. So können all diese Informationsdienste um Dialog- und Partizipationsmöglichkeiten erweitert werden. Das reicht von einfachen Lösungen wie Chats, Newsletter, Expertenforen und Messageboards bis hin zu komplexen Anwendungen wie Videokonferenzen und Online-Wahl-Systemen.

Wo liegen die Herausforderungen beim E-Government?

Ein wichtiges Anwendungsfeld für E-Government ist es, Formularlösungen bereitzustellen. Dazu gehören alle Formen von Formularen, beispielsweise

  • PDF-Dateien, die der Bürger auf Papier ausdruckt, handschriftlich oder zuvor am Computer auszufüllt und mit der Post zurücksendet,
  • digitale Formulare, die nach Abschluss der Dateneingabe diese selbstständig per E-Mail weiterleiten oder
  • Online-Formulare, die direkt ausgefüllt und anschließend automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität überprüft werden, bevor sie zum Sachbearbeiter gelangen.

Dabei sind diese elektronischen Formulare nur der erste Schritt zu Online-Transaktionen. Neben der elektronischen Annahme zählt dazu auch das digitale Bearbeiten eines Antrages. Dabei können neuartige Workflowsysteme zum Einsatz kommen. Mit solchen Systemen ist es auch möglich, Akten digital zu verfolgen. Der erhoffte Vorteil für den Bürger: Entscheidungsprozesse verkürzen sich und der amtliche Bescheid landet damit schneller beim Antragsteller.

 

 

Foto: S. John, Fotolia.com

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