Viele Berufspendler bearbeiten ihre Geschäftsdokumente auf dem Weg zur Arbeit oder auf dem Weg zurück. Dadurch sind sensible Unternehmensinformationen einem erheblichen Risiko ausgesetzt. Eine Studie* des Archivierungs- und Informationsmanagement-Dienstleisters Iron Mountain zeigt, dass mehr als die Hälfte (57 Prozent) der deutschen Büropendler ihrem Sitznachbarn schon ein Mal über die Schulter geschaut haben, um zu erhaschen, an was dieser gerade arbeitet. Mehr als jeder Zehnte (14 Prozent) hat dabei schon einmal vertrauliche oder hochsensible Informationen gesehen.
Nicht nur digitale Daten, sondern auch Papierinformationen gefährdet
Sieht man sich die Tätigkeiten der Büroangestellten an, so ergibt sich für Europa folgendes Bild: Fast ein Fünftel (18 Prozent) der im Marketing tätigen Befragten geben an, dass sie regelmäßig einen Blick auf die Arbeit von anderen Pendlern werfen, verglichen mit nur sechs Prozent der in der Rechtsbranche Tätigen. Bei Marketing-Angestellten ist auch die Wahrscheinlichkeit am höchsten (35 Prozent), dass sie an vertraulichen oder sensiblen Geschäftsdaten auf ihrer Pendelstrecke arbeiten. Bei Chefsekretären sowie beim Verwaltungspersonal ist die Wahrscheinlichkeit mit 15 Prozent am geringsten, vertrauliche oder sensible Geschäftsdaten in öffentlichen Transportmitteln zu bearbeiten. Über alle Berufsgruppen hinweg, gaben 21 Prozent der Befragten an dies zu tun.
Züge und Flugzeuge: besonders beliebte Orte
In Deutschland gehören Züge (49 Prozent) und Flugzeuge (32 Prozent) zu den beliebtesten Orten, um einen Blick auf fremde Arbeitsdokumente zu erhaschen. Besonders beliebt sind ebenfalls Abflug- beziehungsweise Wartehallen (21 Prozent) und Busse (20 Prozent). Überraschenderweise landet die U-Bahn, in der es besonders eng zugeht, mit knapp zehn Prozent auf dem letzten Platz.
Folgende Tipps können Pendlern dabei helfen, vertrauliche Informationen auf dem Weg zur Arbeit oder während einer Geschäftsreise besser zu schützen.
1. Mitarbeiter informieren:
Jedem Mitarbeiter sollte die Verantwortung, die er oder sie für die Informationssicherheit auch außerhalb des Arbeitsplatzes hat, bewusst gemacht werden. Hier sollten klare Regeln und praktische Leitlinien aufgestellt werden, die den Mitarbeitern zu verstehen geben, welches Verhalten angemessen ist, um mögliche Risiken zu reduzieren. Diese Erwartungen sollten regelmäßig gegenüber den Mitarbeitern kommuniziert werden.
2. Endgeräte und VPN sicher halten:
Um Mitarbeitern, die gerade unterwegs sind, eine sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten, sollte man als erstes bei den zur Verfügung gestellten Endgeräten anfangen. Hier werden starke Passwörter und Verschlüsselungstechniken empfohlen. Im Zuge zunehmender Verwendung von privaten Geräten wie Tablet-PCs und Smartphones im Rahmen von BYOD (Bring-your-own-Device) sollten hier auch private Geräte miteinbezogen werden.
3. Sensible Informationen mit Bildschimfiltern schützen:
Diese Technik kennt man am ehesten von Bankautomaten. Für Laptops gibt es ebenfalls spezielle Blickschutzfilter, die es ab einem bestimmten Blickwinkel unmöglich machen, zu sehen, was gerade auf dem Bildschirm vor sich geht. Mitarbeitern, die Zugriff auf hochsensible Daten haben, sollten diese Filter für ihre Geräte zur Verfügung gestellt werden.
4. Auf Papierdokumente achten:
Allzu oft wird Informationssicherheit nur unter IT-Sicherheitsaspekten wahrgenommen. Dennoch sind Papierdokumente leicht zu transportieren und mitfahrende Pendler können in einem unachtsamen Moment schnell einen Blick darauf erhaschen. Im schlimmsten Fall wird der Papierausdruck vergessen und gerät in falsche Hände. Deshalb sollten vertrauliche Dokumente, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, zurück zum Arbeitsplatz gebracht oder sicher vernichtet werden.
*) Opinion Matters für Iron Mountain. Die Umfrage wurde zwischen 15. April 2013 und 1. Mai 2013 vorgenommen. Stichprobe: 5021 berufstätige Erwachsene in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Spanien und den Niederlanden. Davon 1002 aus Deutschland.
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