Fünf praktische Tipps für Microsoft Office

Microsoft Office bietet zahlreiche Werkzeuge zur Verwaltung und Gestaltung von Dokumenten. Sie können beispielsweise Ihre E-Mail-Kontakte als Gruppe zusammenstellen oder in Excel eine Spalte zu einer Zeile verwandeln. Wir zeigen Ihnen fünf praktische Tipps, die Ihre Arbeit mit Microsoft Office erleichtern können.

Sprechblasen in Excel einfügen

Mit Kommentaren können Sie anderen Nutzern Hinweise zur Bearbeitung einer Zelle geben. Entsprechende Zellen werden dann rechts oben mit einem kleinen roten Pfeil markiert. Der Nachteil daran ist allerdings, dass der zugehörige Kommentar erst sichtbar wird, wenn Sie auf den Pfeil klicken.

Damit der Hinweis sofort erscheint, können Sie eine Sprechblase einfügen: Markieren Sie zunächst die gewünschte Zelle, wechseln Sie dann zum Register „Daten” und klicken Sie auf das Symbol „Datenüberprüfung”. Dort wählen Sie das Register „Eingabemeldung” und geben Titel und Text des Hinweises an. Achten Sie dabei darauf, dass die Funktion „Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird” aktiviert ist. Mit „OK” schließen Sie das Fenster.

Spalte in Zeile verwandeln

Sollen Ihre bisherigen Eingaben doch lieber als Zeile angezeigt werden, lässt sich das ganz einfach umstellen – ganz ohne alle Eingaben kopieren oder neu eingeben zu müssen. Markieren Sie die Einträge der Spalte, die umgewandelt werden sollen und kopieren Sie diese mit [Strg] + [C] in die Zwischenablage. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine freie Zelle in einer Zeile und wählen unter den Einfügeoptionen „Inhalte einfügen” die Funktion „Transponieren” aus.

Navigationsbereich in Word aktivieren

Mit dem Navigationsbereich von Word können Sie in bestimmte Textabschnitte Ihres Dokuments wechseln und es damit einfacher organisieren. Der Navigationsbereich stellt dafür alle im Text mit Überschriftsformatvolagen formatierten Einträge zur Verfügung. In Word 2013 und 2016 können sie ihn so aktivieren: Klicken Sie auf das Register „Ansicht” und aktivieren Sie im Bereich „Anzeigen” die Checkbox „Navigationsbereich anzeigen”. Alternativ funktioniert auch die Tastenkombination [Strg] + [F]. Der Navigationsbereich wird in „Überschriften”, „Seiten” und „Ergebnisse” gegliedert. Unter Überschriften finden Sie alles, was über eine Formatvorlage als Überschrift definiert wurde. Unter „Seiten” werden alle Seiten des Dokuments in einer Miniaturansicht mit Seitennummerierung angezeigt. Der Reiter „Ergebnisse” bietet nützliche Suchfunktionen wie beispielsweise Wörter, Grafiken oder Fußnoten. Suchen Sie hier etwas und wechseln dann zu „Überschriften”, zeigt Word durch eine farbliche Hervorhebung an, unter welchen Überschriften sich die Ergebnisse finden lassen.

E-Mail-Kontakte als Gruppen zusammenstellen

Je länger man Excel nutzt, desto länger wird auch die Kontaktliste. Senden Sie öfter Nachrichten an mehrere Kontakte gleichzeitig, ist es praktisch, diese in Gruppen zusammenzufassen. Das erspart Zeit und ist besonders bei großen Verteilerlisten sinnvoll. Um eine Gruppe zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie in Outlook im Register „Start” > „Neue Elemente” > „Weitere Elemente” > „Kontaktgruppe” und geben der Kontaktgruppe einen Namen.

Über die Option „Mitglieder hinzufügen” > „Aus Outlook-Kontakten” öffnen Sie ein neues Fenster. Hier können Sie im Bereich „Adressbuch” ein eigenes Adressbuch einstellen. Wählen Sie den gewünschten Kontakt per Klick aus und fügen ihn anschließend per Klick auf  „Mitglied” in Ihre Kontaktgruppe ein. Ist die Liste vollständig, wird diese mit „OK” bestätigt und mit „Speichern & schließen” als Gruppe in Ihrem Adressbuch angelegt.

Nullen in Excel anzeigen

Excel entfernt standardmäßig Nullen, sodass beispielsweise aus der Eingabe 0049 automatisch 49 wird. Möchten Sie das Löschen der Nullen verhindern, kann ein entsprechendes Zahlenformat genutzt werden. Wenn Sie eine Spalte mit zum Beispiel der internationalen Vorwahl erstellen möchten, markieren Sie entsprechende Zellen, klicken mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen „Zellen formatieren”. Im Register „Zahlen” finden Sie unter „Kategorie” die Option „Benutzerdefiniert”. In der Zeile „Typ” können Sie eine Vorgabe wie „Standard” mit der Eingabe „0000” überschreiben und mit „OK” bestätigen. Achtung: Die Angabe der Nullen in der Zeile „Typ” muss genau der Länge der Vorwahl entsprechen.

Tipp: Bei einer einzelnen Abweichung können Sie Folgendes tun: Beginnen Sie die Eingabe mit einem einfachen Apostroph wie beispielsweise ” ‘0157″.

Die besten Tipps für Windows 10 finden Sie hier.

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