Die richtige Adresse für professionelle E-Mail-Kommunikation

Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade zusammen mit zwei Freunden Ihre eigene kleine Firma gegründet und sind auf Suche nach Geschäftspartnern oder Investoren. Spätestens jetzt, da Sie Andere von Ihrem Konzept überzeugen möchten, stellt sich die Frage nach einem professionellen geschäftlichen Gesamtauftritt – und dazu gehört auch Ihre E-Mail-Adresse. Warum es Sinn macht, für die berufliche E-Mail-Korrespondenz eine Adresse mit eigener Domain zu wählen, wie Sie Ihre Postfächer am besten organisieren und ob so genannte „Catch-all Weiterleitungen“ sinnvoll sind, erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag.

Die richtige E-Mail-Adresse

Nutzen Sie bisher einen kostenlosen E-Mail-Account, zum Beispiel von GMX oder WEB.DE? Grundsätzlich spricht rein gar nichts dagegen, eine E-Mail-Adresse von seriösen Freemail-Anbietern für private E-Mails zu verwenden. Für das berufliche Umfeld wirkt dagegen eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain wesentlich seriöser und professioneller und bietet darüber hinaus weitere Vorteile. So können Sie zum Beispiel eine Domain auswählen, die direkten Bezug zu Ihrem Unternehmen beziehungsweise Ihrer Homepage hat. Außerdem können Sie für sich und, bei Bedarf, weitere Personen Postfächer anlegen, die alle auf derselben Domain enden. Nehmen Sie dafür personalisierte Adressen wie vorname.nachname@Ihre-domain.de oder nur nachname@Ihre-domain.de. Daneben haben sich beispielsweise für allgemeine Kontaktangaben auf Webseiten auch nicht-personalisierte E-Mail-Adressen wie info@Ihre-domain.de, kontakt@Ihre-domain.de oder support@Ihre-domain.de etabliert. Damit können Sie bestimmte Anliegen Ihrer Kunden bereits durch die Wahl der E-Mail-Adresse für die Weiterbearbeitung steuern.

Postfächer oder Weiterleitungen

Gerade bei nicht-personalisierten E-Mail-Adressen stellt sich die Frage, ob diese als dedizierte, also eigenständige Postfächer oder aber als Weiterleitungen auf bereits existierende Postfächer angelegt werden sollen. Dedizierte Postfächer empfehlen sich zum einen, wenn Sie Ihre persönlichen E-Mails strikt von den E-Mails trennen möchten, die an eine allgemeine Adresse wie info@Ihre-domain.de geschickt werden. Zum anderen sind dedizierte Postfächer dann sinnvoll, wenn Sie die gesendeten E-Mails in einem eigenen Gesendet-Ordner speichern möchten. Der Vorteil hiervon: Selbst wenn mehrere Personen auf ein solches Postfach zugreifen, ist sofort ersichtlich, welche E-Mails bereits gelesen und beantwortet wurden.

Reine Weiterleitungen auf bestehende Postfächer bieten sich dagegen dann an, wenn alle E-Mails, die an info@Ihre-domain.de geschickt werden, sofort in Ihrem persönlichen Postfach, auf das Sie mit einem lokalen E-Mail-Programm oder mobilen Endgeräten zugreifen, sichtbar sein sollen. Insbesondere, wenn Sie die Mails mehrerer nicht-personalisierter E-Mail-Adressen alleine bearbeiten, ist eine direkte Weiterleitung in Ihr persönliches Postfach produktiver, weil alle Mails dort gebündelt werden. Mein Tipp: Nutzen Sie die Filter-Funktion in Ihrem 1&1 Mailclient, um weitergeleitete Mails direkt in entsprechende Unterordner zu sortieren und so den Überblick in Ihrem Postfach zu behalten.

Weiterleitungen funktionieren bei unseren E-Mail Lösungen übrigens auch für mehrere Adressen gleichzeitig. Sie können also die E-Mails, die Sie mit der Adresse info@Ihre-domain.de empfangen, an mitarbeiter1@Ihre-domain.de, mitarbeiter2@Ihre-domain.de und mitarbeiter3@Ihre-domain.de weiterleiten. Das ist dann von Vorteil, wenn Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig informieren möchten – jeder Mitarbeiter erhält die Mail direkt in sein persönliches Postfach. Der Nachteil: Wenn einer der Mitarbeiter die Mail beantwortet, ist dies für die anderen nicht erkennbar. Daher eignet sich diese Option nicht für alle allgemeinen Adressen. Ob dezidiertes Postfach oder Weiterleitung – welche Lösung Sie bevorzugen, müssen Sie selbst entscheiden, möglich ist beides.

Catch-all Weiterleitungen

Wenn Sie absolut sichergehen möchten, dass Sie sämtliche E-Mails erhalten, die an Ihre Domain adressiert sind, also auch E-Mails an zufaelligeadresse@Ihre-domain.de oder Mails, die Tippfehler in der Adresse enthalten,  können Sie sich eine so genannte Catch-all Weiterleitung einrichten. Dazu legen Sie in Ihrem 1&1 Control Center einfach eine Weiterleitung der Form *@Ihre-domain.de an. Der Nachteil: Sie bekommen unter Umständen mehr Spam-E-Mails, die an zufällige Adressen unter Ihrer Domain gerichtet sind. Darum empfehle ich insbesondere in diesem Fall die Nutzung eines guten Spam-Filters.

Sie sehen: Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre geschäftlichen E-Mails zu organisieren. Nehmen Sie sich die Zeit, herauszufinden, welche Domain zu Ihrem Unternehmen passt und welche Postfach-Lösung für Sie persönlich am sinnvollsten ist. Wenn Sie diese Tipps berücksichtigen, schaffen Sie eine solide Basis für eine professionelle E-Mail-Kommunikation. Alle Einstellungen lassen sich übrigens bequem über das 1&1 Control Center im Bereich E-Mail vornehmen und jederzeit an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Bild: 1&1/Shutterstock

Kategorie: Produkte
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